Les professionnels assujettis à la TVA, enregistrant les paiements de leurs clients particuliers via un logiciel ou un système de caisse, doivent se conformer à une obligation essentielle : utiliser un outil sécurisé répondant aux exigences de l’administration fiscale. Cette conformité est attestée par un certificat délivré par un organisme accrédité, garantissant la sécurisation, l’inaltérabilité, la conservation et l’archivage des données.
Cette obligation concerne principalement les professionnels soumis à la TVA et travaillant avec des particuliers. En revanche, les professionnels non soumis à la TVA, tels que ceux relevant de la franchise en base ou exonérés, ainsi que ceux dont les clients sont exclusivement des professionnels, ne sont pas concernés par cette réglementation.
Tous les logiciels ou systèmes intégrant une fonctionnalité de caisse sont visés, y compris les logiciels multifonctions permettant d’enregistrer des paiements et de générer des écritures comptables modifiables avant leur intégration définitive. Ces outils doivent impérativement respecter des critères stricts pour garantir leur conformité.
À partir du 16 février 2025, seul un certificat délivré par un organisme accrédité sera accepté comme preuve de conformité. Une période transitoire est prévue jusqu’au 28 février 2026 pour permettre aux éditeurs de logiciels non certifiés de se mettre en règle. Dès le 1er mars 2026, tous les logiciels soumis à l’obligation devront être certifiés sans exception.
En cas de non-conformité, les entreprises s’exposent à une amende de 7 500 € par logiciel ou système non sécurisé, avec un délai de 60 jours pour régulariser leur situation. Les contrôles peuvent être effectués lors d’une vérification de comptabilité ou d’un contrôle inopiné. Il est donc essentiel pour les entreprises de s’assurer qu’elles disposent du certificat correspondant à la version du logiciel utilisé.